Gestión de Procesos y Documentos: BPM y Workflow.

Las soluciones WorkFlow o Flujo de Trabajo definen el flujo, paso o acciones de actividades humanas o de documentos, con esto se espera obtener el seguimiento de estos usualmente en varias etapas. En este tipo de soluciones podriamos  encontrar muchos ejemplos   centrados en documentos como:  aprobaciones de documentos colaborativos, publicación en sitios web usando niveles de aprobación, seguimiento básico a trámites con documentos anexos, etc.

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​BPM (Business Process Management) o Gestión de Procesos de Negocio además de lo anterior contempla soporte para interacción humana, e integración de aplicaciones, y es aquí la diferencia fundamental con la tecnología de WorkFlow existente, que es que BPM integra en los flujos a los sistemas.

En ambientes workflow en estos casos si un participante del proceso requería como parte de sus actividades ingresar datos en una aplicación, entonces debía salir del ambiente del WorkFlow, levantar la aplicación, y luego de terminada su operación volver al WorkFlow y registrar el cambio de estado, o termino de la actividad.

En BPM todo esta integrado en el mismo flujo lo que es mas natural para un participante, el completa su actividad dentro del flujo BPM, y tras bambalinas se actualizan los sistemas que se tengan que actualizar.

En la practica un flujo BPM (o modelo de proceso BPM) visualmente es muy parecido a un WorkFlow, la diferencia esta en que uno puede notar que ciertas actividades son realizadas por personas, otras son actividades sistematizadas (realizadas por sistemas), y ambas aparecen en el flujo.

El otro "valor agregado" de BPM es que ofrece una solución completa, que abarca todo el ciclo de vida de un proceso de negocio: análisis, modelamiento, ejecución y monitoreo de los procesos.

En BPM el modelo del proceso se convierte en el núcleo de la implementación como solución tecnológica. El modelo del proceso de negocio (su diseño), que realiza el área de negocios de una empresa, es "en si" lo que se ejecuta sobre el "servidor de procesos" (el motor de BPM). Dicho en otras palabras: la "lógica de negocio" principal que antes bajo latecnología tradicional se debía programar, y colocar sobre un "servidor de aplicaciones" (tradicional), ahora se reemplaza por un modelo que se sube al "servidor de procesos" con mucho menos intervención del área de TI (menos programación).

En la práctica una buena solución BPM debería poder ejecutar un proceso modelado por el área de negocio, sin la necesidad de que TI tenga que programar una sola línea de código, y obtener como solución algo equivalente a un WorkFlow Tradicional (sin integración de sistemas). Luego el área de TI debería tomar este "workflow", e implementarle los formularios de entrada (de interacción con usuarios), y los "servicios" (las actividades automatizadas) para completarlo en un flujo BPM.

Hacer que un modelo se convierta en un proceso ejecutable requiere de varias tecnologías habilitantes (enabling tools), cuando estas tecnologías se proveen juntas se le llama BPMS, las principales son:

• Motores de Orquestación: permiten coordinar la secuencia de actividades según los flujos y reglas del modelo de procesos.
• Herramientas de Análisis y Business Intelligence: permiten analizar la información producto de la ejecución del proceso en tiempo real.
• Motores de Reglas: (Rule Engines) ejecuta reglas que permiten abstraer las políticas y decisiones de negocio de las aplicaciones subyacentes.
• Repositorios: mantiene los componentes y recursos de los procesos (definiciones, modelos, reglas, etc. ) disponibles para su reutilización en múltiples procesos
• Herramientas de Simulación y Optimización: permite a los administradores del negocio, comparar los nuevos diseño de procesos con el desempeño operacional actual.
• Herramientas de Integración: permiten integrar el modelo con otros sistemas, con los sistemas legados de la empresa.

Las implementaciones de BPM hacen uso extensivo de interfaces/integración con sistemas existentes por lo cual van de la mano con disciplinas SOA, para temas de interoperabilidad, estándares abiertos y mejores prácticas.

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