Instituto Técnico Central

Caso de Éxito - Instituto Técnico Central

La Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central, es un establecimiento publico de educación superior ubicado en Bogotá Colombia, dedicada a la academia, en educación secundaria y educación superior en áreas técnicas y tecnológicas.

Finalizó con éxito la implementación de Idempiere/SmartERP con SmartJSP como aliado estratégico en consultoría e Implementación

Solución: SmartERP

En este proyecto integramos en un mismo ambiente 100% WEB los procesos operativos, administrativos, financieros y contables de la ETITC, con los procesos presupuestales del sector publico y la fase de diseño general de la vertical académica para el registro y control integrado de los programas de educación que actualmente tiene la escuela; reemplazando mas de 6 sistemas aislados, cumpliendo estándares mundiales y con posibilidad de escalabilidad en el tiempo.

Durante nuestro plan de implementación, entrenamos a los usuarios operadores, funcionales y en temas técnicos avanzados para modificar y extender el producto de acuerdo a las necesidades del mercado e internas permitiendo contar con una herramienta que evoluciona con la escuela y el negocio sin dependencias de proveedor.

SITUACIÓN INICIAL

LOGROS ALCANZADOS

Sistemas aislados:
Registro de la Contabilidad
Almacén y control de Inventario
BD locales y archivos en Excel
Programa de Facturación
Programa de Presupuesto Estatal
Programa de Activos Fijos
Programa de Nomina y RRHH
Procesos de interface para actualizar la información entre algunas de estas aplicaciones
La Información consolidada se podía obtener días o periodos posteriores mas no el global de la operación
Áreas de la empresa trabajando de forma independiente y reprocesando información
Datos y reportes no confiables
Los inventarios se valorizaban para el registro contable mas la contabilidad de costos se realizaba a partir de archivos en Excel en otras áreas
Cambios y diseños de reportes en las aplicaciones requerían altos costos y tiempos de espera
Soluciones que funcionan local dependiendo de los equipos donde se encuentran instalados
Reportes limitados en las aplicaciones
Limitación para manejo de múltiples listas de precio
Control y registro en hojas electrónicas
Deficiencia en los procesos de seguridad
Registro y control manual de los procesos derivados de operaciones de control presupuestal
Las personas debían aprender a utilizar mas de una herramienta para su trabajo del día a día
Procesos que requerían autorizaciones se realizaban telefónicamente o vía mail lo que generaba retrasos en las operaciones
Por el numero de aplicaciones aisladas, se duplicaban esfuerzos e información
Equipo del área de sistemas sin acceso a código fuente para mejorar las soluciones o cumplir requerimientos de los usuarios

Única solución integrada ERP (sistema administrativo, financiero y contable) con la integración de Presupuesto estatal (gestión de contratación público/privada con flujos de trabajo), trazabilidad de todas las transacciones permitiendo la consulta y toma de decisiones en tiempo real
Procesos Integrados eliminando el registro directo en bases de datos locales y en Excel
Áreas de la empresa trabajando de forma integrada y colaborativa, a traves de una plataforma de flujos de trabajo integrada, optimizando tiempos en sus labores del día a día
Ambiente amigable e intuitivo para todas las áreas de la escuela
Base de datos centralizada con información confiable
Gestión efectiva de inventarios y detalle de costos
Autonomía para modificar y personalizar los reportes por usuarios de la empresa que fueron capacitados
Soluciones 100% Web que permiten operar 7*24 y desde cualquier lugar del mundo
Reportes Ilimitados de las operaciones que se realizan en el sistema. 5 motores de reportes que permiten diseñar y modificar de acuerdo a las necesidades de los usuarios
Manejo ilimitado de listas de precios
Seguridad integrada por roles + usuarios y con máximo control a nivel de: documentos, operaciones, compañías, datos
Sistematización de los procesos del control presupuestal
Una sola aplicación integrada que facilita los procesos de aprendizaje de los usuarios que ingresan a la escuela
Flujos de trabajo (alertas, aprobaciones) y Gestión documental integrada.
Procesos automáticos a partir de una transacción (contabilidad, registros NIIF, cartera, costos, inventarios entre otros)
Solución multi-empresa, multi-idioma, multi-moneda cumpliendo estándares
Auditoría Integrada
Equipo del área de sistemas entrenado a nivel técnico avanzado para extender y modificar el producto garantizando que la solución este a la vanguardia de las necesidades presentes y futuras de la ETITC

A nivel gerencial se evidenciaron las siguientes mejoras:

Costos: La Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central, en los últimos años venia generando grandes inversiones en aplicaciones e infraestructura que no se ajustaba a las necesidades. Con nuestro modelo de negocio realizaron una inversión en los servicios que le generaban valor y les ayudaba a tener la autonomía que deseaban generando innovación al interior de la organización
Productividad: Todas las áreas incrementaron los indices de productividad gracias a tener una solución integrada que elimino los procesos duplicados y genera los reportes adecuados

Rentabilidad: Gracias a tener una única solución para todos los procesos de la escuela que generan información consolidada, la toma de decisiones y el control de los temas mejoro en sus tiempos permitiendo orientar los esfuerzos donde se requería incrementando la rentabilidad de la empresa.
Satisfacción: Los resultados para los clientes internos de la aplicación y usuarios externos son positivos y se brinda funcionalidad adicional para muchos de ellos