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Caso de Éxito - Technology & Solutions

Empresa ubicada en Bogotá Colombia, dedicada a la comercialización, ensamble, diagnostico y mantenimiento de los equipos terminales para soluciones de pago electrónico a nivel nacional e Internacional.

Finalizó con éxito la implementación de Idempiere/SmartERP con SmartJSP como aliado estratégico en consultoría e Implementación

Solución: SmartERP

En este proyecto integramos en un mismo ambiente 100% WEB los procesos de ensamble, mantenimiento/laboratorio, importación, facturación, mas los procesos operativos, administrativos, financieros y contables de la empresa Technology & Solutions, reemplazando mas de 3 sistemas aislados, cumpliendo estándares mundiales y con posibilidad de escalabilidad en el tiempo.

Durante nuestro plan de implementación, entrenamos a los usuarios operadores, funcionales y técnicos para trabajar de forma autónoma y con soporte interno permitiendo contar con una herramienta que evoluciona con la empresa y el negocio sin dependencias de proveedor.

SITUACIÓN INICIAL

LOGROS ALCANZADOS

Sistemas aislados:
Registro de la Contabilidad
Laboratorio y proceso mantenimiento
Almacén y control de Inventario
Bases de datos locales y archivos en Excel
Programa de Facturación

Procesos de interface para actualizar la información entre algunas de estas aplicaciones
La Información consolidada se podía obtener días o periodos posteriores mas no el global de la operación
Áreas de la empresa trabajando de forma independiente y reprocesando información
Datos y reportes no confiables
Los inventarios se valorizaban para el registro contable mediante un inventario físico pero no contaban con un sistema de costeo en tiempo real
Cambios y diseños de reportes en las aplicaciones requerían altos costos y tiempos de espera
Soluciones que funcionan local dependiendo de los equipos donde se encuentran instalados
Reportes limitados en las aplicaciones
Limitación para manejo de múltiples listas de precio por cliente
Control y registro en hojas electrónicas
Deficiencia en los procesos de seguridad
Registro y control manual de los procesos derivados de operaciones de importación y comercialización de productos
Las personas debían aprender a utilizar mas de una herramienta para su trabajo del día a día
Procesos que requerían autorizaciones se realizaban telefónicamente o vía mail lo que generaba retrasos en las operaciones
Por el numero de aplicaciones aisladas, se duplicaban esfuerzos e información
El agendamiento y disponibilidad de los técnicos de laboratorio se manejaba en hojas de excel y no en tiempo real

Única solución integrada ERP (sistema administrativo, financiero y contable) con la integración de ordenes de trabajo para los procesos de laboratorio y mantenimiento de terminales, facturación y procesos de importación con trazabilidad de todas las transacciones permitiendo la consulta y toma de decisiones en tiempo real
Procesos Integrados eliminando el registro directo en bases de datos locales y en Excel
Áreas de la empresa trabajando de forma integrada y colaborativa, optimizando tiempos en sus labores del día a día.
Base de datos centralizada con información confiable
Gestión efectiva de inventarios y detalle de costos
Autonomía para modificar y personalizar los reportes por usuarios de la empresa que fueron capacitados
Soluciones 100% Web que permiten operar 7*24 y desde cualquier lugar del mundo
Reportes Ilimitados de las operaciones que se realizan en el sistema. 5 motores de reportes que permiten diseñar y modificar de acuerdo a las necesidades de los usuarios
Manejo ilimitado de listas de precios
Seguridad integrada por roles + usuarios y con máximo control a nivel de: documentos, operaciones, compañías, datos
Sistematización de los procesos de importación y comercialización de productos
Una sola aplicación integrada que facilita los procesos de aprendizaje de los usuarios que ingresan a la empresa
Flujos de trabajo (alertas, aprobaciones) y Gestión documental integrada.
Procesos automáticos a partir de una transacción (contabilidad, registros NIIF, cartera, costos, inventarios entre otros)
Solución multi-empresa, multi-idioma, multi-moneda cumpliendo estándares
Auditoría Integrada
Ordenes de trabajo integradas a la operación que permiten:
Integrados y actualización en tiempo real
Programación de servicios técnicos
Manejo de flujos de trabajo y agenda
Notificaciones internas y externas de forma automática
Ordenes de trabajo clasificadas por estados y mucho mas...

A nivel gerencial se evidenciaron las siguientes mejoras:

Costos: La empresa Technology & Solutions logro implementar las primeras fases de una solución ERP empresarial que cumple con estándares globales, con una inversión mínima y que le asegura el crecimiento de la misma con la empresa manteniendola tecnológicamente a la vanguardia y en mejora continua de sus procesos. Con nuestro modelo de negocio realizaron una inversión en los servicios que le generaban valor y les ayudaba a tener la autonomía que deseaban
Productividad: El incremento en los indices de productividad se evidenciaron principalmente en las áreas de Laboratorio y compras, gracias a tener una solución integrada que elimino los procesos duplicados y genera los reportes adecuados

Rentabilidad: Gracias a tener una única solución para todos los procesos de la empresa que generan información consolidada, la toma de decisiones y el control de los temas mejoro en sus tiempos permitiendo orientar los esfuerzos donde se requería incrementando la rentabilidad de la empresa.

Satisfacción: Miembros del equipo de laboratorio y operaciones asi como clientes finales perciben que la solución es una herramienta que les ayuda en sus procesos del día a día y mejoro su agilidad en tiempos de tareas críticas.