Caso de Éxito

SmartVehículos

Grupo Empresarial ubicado en Bogotá Colombia, que presta servicios integrales en administración de flotas y mantenimiento para el sector automotriz así como servicios de Transporte de Carga.

Finalizó con éxito la implementación de Adempiere y posterior actualización a Idempiere/SmartERP con SmartJSP como aliado estratégico en consultoría e Implementación

Solución: SmartVehículos

Proyecto para cuatro (4) empresas del sector transportes que requerían integrar todas sus operaciones Administrativas, Operativas, Financieras y propias del sector.

En este proyecto integramos en un mismo ambiente 100% WEB las empresas, reemplazando mas de 6 sistemas aislados, cumpliendo estándares mundiales y con posibilidad de escalabilidad en el tiempo.

Durante nuestro plan de implementación, entrenamos a los usuarios en temas técnicos avanzados para modificar y extender el producto de acuerdo a las necesidades del mercado e internas permitiendo contar con una herramienta que evoluciona con la empresa y el negocio.

SITUACIÓN INICIAL

LOGROS ALCANZADOS

Sistemas aislados:
Registro de la Contabilidad
Liquidación de Nómina
Ficha técnica y control de Flota
Gestión de mantenimiento
Almacén y control de Inventario
Bases de datos locales y archivos en Excel
Procesos de interface para actualizar la información entre estas aplicaciones
La Información consolidada se podía obtener días o periodos posteriores
Áreas de la empresa trabajando de forma independiente y reprocesando información
Datos y reportes no confiables
Los inventarios se valorizaban para el registro contable mas no se tenia contabilidad de costos
Cambios de las aplicaciones requerían altos costos y tiempos de espera
Reportes limitados en las aplicaciones
Limitación para manejo de múltiples listas de precio
Control y registro en hojas electrónicas
Deficiencia en los procesos de seguridad
Registro y control manual de los procesos derivados de operaciones con artículos en consignación y comercialización de combustibles
Las personas debían aprender a utilizar mas de una herramienta para su trabajo del día a día
Procesos que requerían autorizaciones se realizaban telefónicamente o vía mail lo que generaba retrasos en las operaciones
Por el numero de aplicaciones aisladas, se duplicaban esfuerzos e información

Única solución integrada ERP (sistema administrativo, financiero y contable) con la vertical propia del sector transporte (Ficha técnica de vehículos, puntos de venta para almacenes, centros y talleres de mantenimiento, gestión de carga, gestión de combustibles, gestión de remanufacturados) que lleva la trazabilidad de todas las transacciones permitiendo la consulta y toma de decisiones en tiempo real
Áreas de la empresa trabajando de forma integrada y colaborativa optimizando tiempos en sus labores del día a día.
Base de datos centralizada con información confiable
Gestión efectiva de inventarios y detalle de costos
Autonomía para modificar, personalizar y extender el producto por usuarios de la empresa capacitados de forma rápida
Reportes Ilimitados sobre todas las operaciones que se realizan en el sistema. 5 motores de reportes que permiten diseñar y modificar de acuerdo a las necesidades de los usuarios
Manejo ilimitado de listas de precios
Seguridad integrada por roles + usuarios y con máximo control a nivel de: documentos, operaciones, compañías, datos
Sistematización de los procesos con artículos en consignación y comercialización de combustibles
Una sola aplicación integrada que facilita los procesos de aprendizaje de los usuarios que ingresan a la empresa
Flujos de trabajo (alertas, aprobaciones) y Gestión documental integrada.
Procesos automáticos a partir de una transacción (contabilidad, registros NIIF, cartera, costos, inventarios entre otros)
Solución multi-empresa, multi-idioma, multi-moneda cumpliendo estándares
Auditoría Integrada

A nivel gerencial se evidenciaron las siguientes mejoras:

Costos: El grupo empresarial año a año tenia grandes inversiones en aplicaciones e infraestructura que no se ajustaba a las necesidades. Con nuestro modelo de negocio realizaron una inversión en los servicios que le generaban valor y les ayudaba a tener la autonomía que deseaban
Productividad: Todas las áreas incrementaron los indices de productividad gracias a tener una solución integrada que elimino los procesos duplicados y genera los reportes adecuados
Tiempo: Debido a que los tiempos dedicados en los procesos de registro, consolidación, revisión y presentación de información, disminuyeron considerablemente el indicador mejoró sustancialmente
Satisfacción: Tanto del cliente Interno como del cliente Externo esta por encima de la meta inicial ya que perciben que la solución es una herramienta que les ayuda en sus procesos del día a día